Digitálne formuláre: keď zber dát nemá skončiť v e-mailovej schránke

Väčšina „digitálnych" formulárov je papier v inom obale. Keď na konci niekto prepisuje údaje z PDF do systému, nezmizla práca — len sa presunula.

Poznáte to kolečko: formulár na stiahnutie, vyplnenie v čítačke PDF, vytlačenie, podpis, scan, e-mail. Na druhej strane sedí človek, ktorý to otvorí a prepíše do evidencie. Každý krok je príležitosť na preklep a každý preklep sa hľadá o týždeň neskôr.

Čo robí formulár digitálnym

Nie to, že je na obrazovke. To, že jeho výstup je dátová veta, ktorú systém prijme bez ľudského zásahu.

Z toho vyplýva zvyšok: formulár musí vedieť, aké hodnoty sú prípustné, kam ich poslať a čo sa stane, keď ich prijímajúca strana odmietne. To sú tri veci, ktoré PDF nevie ani jednu.

Validácia patrí na server

Kontrola v prehliadači je pohodlie pre používateľa — povie mu o chybe skôr, než odošle. Nie je to ochrana. Čokoľvek, čo beží v prehliadači, sa dá obísť, takže každé pravidlo musí platiť ešte raz na serveri.

Kontroluje sa pritom viac než formát:

• Tvar a rozsah. Dátum je dátum, suma je kladná, IČO má správnu dĺžku.
• Vzťahy medzi poľami. Dátum ukončenia nesmie predchádzať dátumu začiatku. Takéto pravidlá sa pri prepisovaní z papiera nekontrolujú vôbec.
• Oprávnenie. Odosielateľ smie podať formulár za ten subjekt, ktorý v ňom uviedol — inak stačí zmeniť jedno číslo a podáte niečo za niekoho iného.
• Prílohy. Typ súboru sa overuje podľa obsahu, nie podľa prípony, a veľkosť má strop.

Schvaľovanie je súčasť formulára, nie e-mail navyše

Pri väčšine agendy nie je odoslanie koniec. Niekto to má schváliť, niekto vrátiť na doplnenie, niekto zamietnuť s dôvodom. Keď sa toto rieši preposielaním e-mailov, stav podania existuje len v niečej hlave a na otázku „kde to viazne?" nikto neodpovie bez hľadania.

Keď má formulár stavy, odpoveď je okamžitá — a navyše vznikne záznam, kto čo kedy schválil. To je mimochodom aj to, čo pri kontrole niekto chce vidieť.

Čo z toho má odosielateľ

Úprimne: formuláre sa najčastejšie zavádzajú kvôli úspore na strane úradu či firmy. Ale strana, ktorá vypĺňa, má z dobre urobeného formulára tiež niečo:

• Údaje, ktoré o ňom systém už vie, nemusí vypĺňať znova.
• O chybe sa dozvie hneď, nie o dva týždne listom.
• Vidí, v akom stave je jeho podanie.
• Má potvrdenie, že odoslal — s časom a identifikátorom, nie len „odoslané".

Formulár, ktorý toto nerieši, ľudia obchádzajú. Zavolajú radšej telefonicky a práca sa vráti tam, odkiaľ mala zmiznúť.

Ako to staviame

Formuláre navrhujeme pre elektronickú úradnú komunikáciu aj pre interné a webové aplikácie. Dôraz dávame na tri veci: serverovú validáciu, schvaľovací postup so zrozumiteľnými stavmi a napojenie priamo do systému, ktorý s dátami ďalej pracuje — teda rovnakú integráciu, akú by potreboval akýkoľvek iný prenos dát.

Ak máte agendu, ktorá dnes chodí cez PDF a e-mail, napíšte nám. Z popisu toho, čo sa dnes prepisuje ručne, vieme povedať, čo sa dá odstrániť úplne.